Toplantılar, koronavirüs pandemisi nedeniyle ofisten uzakta geçen aylarda kimsenin kaçıramadığı tek şeydi. Elbette, karantina sırasında bu boşluğu doldurmanın bir yolunu bulduk ve bunun yerine Teams ve Zoom’da arka arkaya görüntülü toplantılara saatler harcadık.
Şimdi, hibrit çalışma çağında, çoğumuz yüz yüze ve sanal toplantıların bir karışımıyla karşı karşıyayız — ve bu bir araya gelmelerin bazıları faydalı olsa da, birçoğu tamamen zaman kaybı.
Ayrıca:Üretken yapay zekanın iş yerinde kullanımını keşfetmenin 5 yolu
Peki, anlamsız toplantılara nasıl hayır dersiniz? Beş iş lideri bize en iyi uygulama ipuçlarını veriyor.
1. Oturumun değerli olup olmadığını sorun
Pandemi patlak verdiğinde ofislerinden çekilen birçok çalışan, evde çok daha üretken olduklarını keşfetti.
Kadın yaşam tarzı perakendecisi Hush’un veri sorumlusu Brad Woodward, COVID sonrası çağın hibrit çalışma tarzlarında üretkenlik farkının devam ettiğini söylüyor.
“Haftada iki gün ofise gidiyorum ama ofiste geçirdiğim o iki günün — işlerin yapılması açısından — en az verimli olduğum günler olduğunu söyleyebilirim” diyor.
Ayrıca:Hibrit çalışma veya ofise dönüş: Herkesin ilgisini canlı tutmanın 5 yolu
“Ofistesin, toplantıdasın, insanlar gelip seninle konuşuyor, mutfağa kahve almaya gidiyorsun ve sonunda bir süredir konuşmadığın için sohbet ediyorsun.”
Bu telafi seansları arkadaşlık kurabilirken, aynı zamanda iş gününüzü de etkileyebilir. Woodward, ofiste zamanınızın nasıl kullanıldığı konusunda net sınırlar koymanın çok önemli olduğunu söylüyor.
“Birkaç farklı şirkette çalıştıktan sonra, toplantı kültürü gerçekten çok değişken. Hush’ın toplantı kültürü çok da kötü değil, ama ben gayet netim – eğer birisi bir toplantıyı günlüğüme koyarsa, bunun bir şey olup olmadığını her zaman sorgularım. katılmam lazım,” diyor.
“Toplantı yararlı mı? Ve olmadığını düşünürsem, her zaman bunu sorgularım ve ‘Burada bana gerçekten ihtiyacın var mı? Bu toplantıda gerçekten önemli miyim? Bu, zamanımı geçerli bir şekilde kullanmak mı?’ “
2. Bilinçli bir toplantı kültürü geliştirin
albelli-Photobox Group mühendislik direktörü Alex Hibbitt, toplantıların değeri konusundaki tartışmanın “işyerinde sonsuz bir meydan okuma” olduğunu söylüyor.
Bir fotoğraf prodüksiyon uzmanı olan albelli-Photobox’ın “bilinçli bir toplantı kültürü” olduğunu ve bunun, kabul edilebilir bir ofis buluşmasını neyin oluşturduğuna dair yönergelerin yürürlükte olduğu anlamına geldiğini söylüyor.
“Tüm toplantılarımızın etkili olduğundan emin olmaya çalışıyoruz” diyor. “Genellikle bir gündem veya amaç olduğundan emin olmaya çalışırız. Bağlam olmadan tekrarlanan toplantılardan kaçınmaya çalışırız.”
Ayrıca:Bugün daha iyi bir yönetici olmanın 5 yolu
Albelli-Photobox grubu, 2022’nin sonlarında bir İngiliz ve Hollandalı şirketin birleşmesiyle oluştu. Bazı insanlar sınır ötesi farklılıkların zorluklar yaratabileceğini düşünse de Hibbitt, fikir buluşmasının grubun bilinçli toplantı kültürünü güçlendirmeye yardımcı olduğunu söylüyor.
“İngiliz/Hollandalı bir kuruluş olmak bu konuda fevkalade yardımcı oldu. ‘Bu toplantının benim için geçerli olduğunu düşünmüyorum’ demek, Hollandalı meslektaşlarımız için tamamen sorun değil, belki de grubun İngiliz yarısı için biraz daha rahatsız ediciydi. örgüt” diyor.
“Artık norm haline geldi ve bu da çok yardımcı oluyor. Gittiğim tüm toplantıların etkili olduğunu düşünmek istiyorum. Bugünlerde deneyimlerime göre çok az vitrin toplantısı var.”
3. Yaratıcılık için zanaat zamanı
Sigorta şirketi NFU Mutual’ın teknoloji benimseme yöneticisi Robyn Furby, özellikle COVID sonrası çalışma dünyasında toplantılara ve çalışma saatlerine bilinçli bir yaklaşımın çok önemli olduğunu söyleyen bir başka iş lideri.
“Bence bu bilinçli zaman geçirmekle ilgili. Teknolojinin etkin olduğu bu yeni hibrit dünyada, bilinçli olmak için insani yönümüzü biraz daha kullanmalıyız” diyor.
Ayrıca:Bu iş liderlerine göre en iyi teknoloji yetenekleri nasıl çekilir?
“Üretken yapay zeka gibi teknoloji kullanımıyla daha üretken hale geldikçe bir bilgi akışı olabilir. Tüketecek daha fazla bilgimiz olacak. Gidecek daha çok toplantımız olacak. zamanımızı nasıl harcadığımızın ve zamanı nasıl yarattığımızın bilincinde.”
Bir toplantıya neden katılmanızın beklendiğini bilmek kadar, ister çevrimiçi ister yüz yüze olsun, geçici yaratıcılık oturumları için zaman ayırmak da çok önemlidir.
Furby, “Bazen belirli bir gündem olmadan toplantı yapmak önemlidir çünkü bence o zaman enerji artıyor ve fikirler geliyor” diyor. “Ancak kültürle tanışmak için başarılı bir yaklaşımın, zaman yaratmakla ilgili olduğunu düşünüyorum.”
4. Kimin dahil olması gerektiğini düşünün
Moda perakendecisi River Island’ın CIO’su Adam Warne, insanların kendileri için neyin en iyi olduğuna karar vermeleri gerektiğini ve bunun genellikle toplantılara katılmamayı seçmek anlamına gelebileceğini söylüyor.
“Bu tamamen sizin için doğru olanı yapmakla ilgili” diyor. “İnsanların zamanı kısıtlı. Onu en iyi şekilde harcadığınızdan emin olmalısınız. İnsanları bir toplantının gerekli olup olmadığını sorgulamaya teşvik ediyoruz.”
Aslında Warne, River Island’ın insanları zorlayıcı konuşmalar yapmaya hazır oldukları için ödüllendirdiğini söylüyor; bu ister bir toplantı ister bir proje olsun anlamsız olabilir.
Ayrıca:İş yerindeki zor konuşmaları halletmede daha iyi olmanın 5 yolu
Warne, toplantılardaki doğru sayıda insan için bir formül olduğuna ve daha fazla insan katılırsa karmaşıklığın katlanarak arttığına inanıyor.
“Ve bu nedenle, insanları her zaman ‘mümkün olan en az kişiyle en iyi sonucu nasıl elde edebilirsiniz?’ diye düşünmeye davet ediyoruz” diyor.
“Çünkü eklediğiniz her bir kişi için, karmaşıklığı yalnızca bir artırmakla kalmıyorsunuz, bir kat artırıyorsunuz. Bence başarı, insanlara bir toplantının yapılıp yapılmayacağına itiraz etme izni vermekle ilgili.”
5. İşiniz bittiyse ayrılmaya hazır olun
Emeklilik Koruma Fonu’nun bilgi teknolojisinden sorumlu başkanı Simon Liste, insanların gündeme bağlı kalmalarının ve artık katkıda bulunamayacaklarını fark etmelerinin çok önemli olduğunu söylüyor.
“Toplantıya giderseniz ve üzerinize düşeni yaptıysanız, orada gereğinden fazla kalmanıza gerek olmadığını söyleyen bir ruh hali oluşturun” diyor. “Kalkıp gitmek sorun değil.”
Liste, anlamsız toplantılardan kaçınmanın yolunun, bu oturumların nasıl gerçekleştiğini dikkatlice düşünmek olduğunu söylüyor.
Ayrıca:Uzaktan çalışma ipuçları: Bunu yıllarca yapmaktan öğrendiğim 3 şey
“Bu, ekiplerin gidip sınırlar koymasına izin vermekle ilgili” diyor. “İnsanların toplantıdaki bireyler zinciriyle etkileşime geçmesi ve orada olmaları gerekip gerekmediğini sorması gerekiyor. Bu yaklaşım kaba değil çünkü anlamsız toplantılar insanların zamanını etkili bir şekilde kullanmaz.”
Liste, insanların zamanının bir meta olduğunun ve bir günlükte yer ayırmanın zor olabileceğinin herkesin farkında olmasının önemli olduğunu söylüyor.
“Hızlı kararlar alın ve 60 dakikalık toplantılardan kaçının” diyor. “Özellikle arka arkaya oturumlardalarsa, insanlara tazelenmeleri için zaman vermek için onları olabildiğince çabuk kapatmayı hedefleyin. İnsanların ilgiyi ne kadar sürdürebileceğini ve ne zaman maksimuma çıkacağınızı düşünün. . Hiç kimse insanüstü değildir.”
News
